Аутсорсинг расчета заработной платы

Правильный расчет и своевременная выплата заработной платы с соблюдением всех требований налогового и трудового законодательства предусматривает привлечение финансовых и человеческих ресурсов компании-работодателя. Это покупка и обновления соответствующего программного обеспечения, поддержка профессиональных компетенций и навыков бухгалтеров, мотивация работников и тому подобное. Эффективно решить этот вопрос можно путем передачи функции расчета заработной платы на выполнение внешнему провайдеру - то есть использование услуги аутсорсинга.


Наталия Пасько, Директор представительства Intercomp Global Services, Киев

ИСТОРИЯ ВОЗНИКНОВЕНИЯ

Понятие «аутсорсинг» в Украине появилось относительно недавно и заимствовано c английского. Суть его заключается в том, что компания-клиент с целью оптимизации бизнес-процессов, повышения производительности труда или снижения расходов, может передать определенные непрофильные функции внешнему подрядчику. Услуги аутсорсеров, специализирующихся на охране помещений, ІТ поддержке, переводе документов, поиске персонала, юридическом сопровождении и т.д., - давно стали привычным явлением. Впрочем, в последнее время становится популярным и бухгалтерский аутсорсинг, частью которого является выполнение функций по расчету заработной платы.

Расчет заработной платы передает на аутсорсинг большинство американских (80%) и европейских компаний. В странах СНГ эта услуга появилась лишь в начале 90-х. Первыми такое решение начали предлагать международные провайдеры своим глобальным клиентам, которые в свою очередь тогда выходили на рынок СНГ. Впоследствии преимущества услуги аутсорсинга оценили и региональные компании.
Сейчас по результатам различных исследований, 5% всех украинских компаний передают на аутсорсинг те или иные бухгалтерские функции, в частности расчет заработной платы. Все эксперты соглашаются, что рынок бухгалтерского аутсорсинга Украины хотя и молодой, но достаточно динамичный. Повышению заинтересованности в услуге аутсорсинга способствовала также и нестабильная экономическая ситуация.
Традиционными пользователями этой услуги выступают иностранные компании, которые, в соответствии с корпоративной политикой, отдают на аутсорсинг расчет заработных плат во всех странах присутствия. Это решение прежде всего популярно среди ІТ и телекоммуникационных компаний, фармацевтических, производственных предприятий, банковских учреждений. К специалистам «со стороны» обращаются в последнее время и представители малого и среднего бизнеса. Правда, есть только одно ограничение - на аутсорсинг можно передать расчет только «белых» зарплат. А поскольку в последнее время количество компаний, которые выплачивают зарплату своим работникам в соответствии с законодательством, постепенно увеличивается, круг потенциальных клиентов аутсорсинговых провайдеров - тоже. В чем популярность аутсорсинга?

ВОЗМОЖНОСТЬ ОПТИМИЗИРОВАТЬ РАСХОДЫ

Передавая функцию расчета зарплаты аутсорсеру, компания прежде всего оптимизирует расходы, которые обычно, кроме стандартного денежного вознаграждения для бухгалтера, содержат еще и средства на организацию его рабочего места, установку и обслуживание необходимого программного обеспечения, оплаты возможных штрафных санкций по результатам проверок контролирующих органов и других потенциальных расходов. Обычно расходы на аутсорсинг меньше, чем общая сумма затрат на выполнение расчета заработной платы усилиями работников организации (таблица 1).
Табл. 1. Сравнительный анализ затрат компании на расчет заработной платы собственными усилиями и на аутсорсинг

Стоимость

Расчет заработной платы работниками компании

Расчет заработной платы на аутсорсинге

Стоимость услуги по договору

+

Заработная плата бухгалтера

+

Налоговые отчисления с ФЛП сотрудника

+

Расходы на льготы, которые предоставляются работнику

+

Специализированное программное обеспечение, поддержка системы, правовые базы

+

Организация рабочего места работника (офисная и компьютерная техника, канцтовары, эксплуатационные расходы и т.п.)

+

Оплата штрафных санкций по результатам проверок контролирующих органов

+

Расходы на подбор нового сотрудника

+

Расходы на обучение и развитие работника

+

МИНИМИЗАЦИЯ РИСКОВ

Второй причиной для обращения за расчетом зарплаты к провайдерам эксперты называют большую ответственность аутсорсеров за выполненную работу по отношению к штатным специалистами. Все специализированные организации страхуют свою профессиональную ответственность. Она также прописана в соглашении о предоставлении услуг. В случае каких-либо штрафных санкций, которые могут применяться к компании-клиента по вине аутсорсера, взысканные суммы компенсируются провайдером. В то же время в том случае, когда штрафные санкции наступили по вине штатного работника, компания-работодатель может объявить выговор работнику, лишить премии или уволить, - но никакие финансовые потери компании компенсации не подлежат.
Отметим, что во время использования услуг аутсорсинга в компании нет необходимости отслеживать изменения в законодательстве. Все ведущие провайдеры самостоятельно отвечают за ошибки в вычислениях налогов и других отчислений. Это очень важно, поскольку налоговое законодательство не только часто меняется, но и неоднозначно трактуется.
Также аутсорсинг функции по расчету заработной - это возможность избежать зависимости от т.н. «Человеческого фактора» - болезни работника, увольнения в двухнедельный срок. На практике нередки случаи, когда все расчеты компаний, например, с 300-400 работниками в штате «держатся» на одном штатном бухгалтере, который рассчитывает зарплату, и которому очень сложно найти замену в случае форс-мажорных обстоятельств.

СОХРАНЕНИЕ КОНФИДЕНЦИАЛЬНОСТИ

Сократить объемы циркуляции конфиденциальной зарплатной информации внутри компании - также одна из причин обращения к провайдерам по аутсорсингу. Ведь компания-клиент имеет дело не с физическим лицом (собственным работником), а с юридическим - внешним провайдером. Сохранение конфиденциальной информации зафиксировано в соглашении о предоставлении услуг. Также важную роль играет и психологический фактор - поинтересоваться уровнем заработной платы руководителя у своего бухгалтера значительно легче и проще, чем у представителей сторонней организации.
Конфиденциальность особенно важна, когда речь идет о зарплате топ-менеджмента компании. Ведущие аутсорсеры в ответ на запросы рынка предлагают и успешно реализуют такую услугу как «расчет заработной платы для топ-менеджмента». Другими словами, компания может передать провайдеру расчет зарплаты и кадровое делопроизводство собственного руководства, рассчитывая заработную плату другим работникам собственными усилиями.
Спрос на эту услугу обусловлен тем, что в последнее время все большее количество местных предприятий перешла в собственность западных компаний. Указанный процесс часто сопровождается изменением руководящего состава при сохранении общей структуры предприятия.

АУТСОРСИНГ СЕГОДНЯ: ПОСЛЕДНИЕ ТЕНДЕНЦИИ РАЗВИТИЯ

В основном в ведущих аутсорсинговых компаниях есть собственные центр экспертизы и внутреннего аудита, которые обобщают накопленный методологический опыт, отслеживают изменения в законодательстве, проводят аттестацию сотрудников и организуют внутреннее обучение, а также повышение квалификации своих сотрудников. Таким образом, обращаясь к провайдеру по аутсорсингу, компания-клиент получает доступ к экспертным знаниям специализированной организации. Это позволяет существенно оптимизировать действующие бизнес-процессы и воплотить готовые эффективные решения.

Для аутсорсингового бизнеса выполнение работ по договору является профильным видом деятельности. Это означает, что все внутренние процедуры уже отработаны, максимально оптимизированы, а потому качество выполнения функции остается на высоком уровне. Для клиента процесс расчета заработной платы является второстепенным, а потому, передачи этой операции сторонней компании поможет менеджменту акцентировать внимание на более важных процессах.
Также среди самых популярных преимуществ аутсорсинга - использовать инновационные технологические решения провайдера: компания-аутсорсер обычно имеет в своем активе различные системы или программные продукты, которые способны существенно облегчить рабочий процесс. Например, существуют системы удаленного доступа к инструментам ввода данных для расчета заработной платы и быстрого доступа к результатам расчетов.

«БАЗОВЫЙ ПАКЕТ» ПО РАСЧЕТУ ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ

Обычно базовая услуга по расчету заработной платы включает в себя начисления всех видов заработных плат и выплат работникам компании, а также соответствующих налогов, предусмотренных законодательством Украины.

  • Расчет заработной платы, а также налогов, подготовка отчетных документов по установленной форме.
  • Расчет вознаграждений по договорам гражданско-правового характера, заключенным с физическими лицами.
  • Расчет оплаты по листкам временной нетрудоспособности, оплаты отпусков, компенсаций за неиспользованный отпуск при увольнении, выходных пособий при увольнении и других выплат, предусмотренных законодательством Украины.
  • Расчет выплат в пользу работников на основании трудового договора / Положениям об оплате труда по согласованным алгоритмам.
  • Подготовка обязательных форм налоговой и государственной отчетности по заработной плате.
  • Подготовка индивидуальных расчетных листов.
  • Оформление расчетной ведомости на основании отчетной политики.
  • Подготовка детальных отчетов по расчету оплаты отпусков, компенсации за отпуск, выплаты по больничным листам.
  • Оформление сводной ведомости по налогам, связанных с зарплатой персонала, или сотрудникам клиента, где накапливается итоговая информация от начала отчетного периода.
  • Подготовка платежных документов по выплате доходов, а также отчисления налогов и сборов.
  • Подготовка управленческой отчетности по заработной плате и налогам в установленном формате.

Обычно расчет заработной платы передается на аутсорсинг вместе с ведением кадровой документации. Тенденция обусловлена тем, что в западных компаниях за это отвечает отдел по работе с персоналом. В Украине такие комбинированные аутсорсинговые решения популярны среди малого и среднего бизнеса.

СХЕМА. ОПИСАНИЕ ПРОЦЕССА ОКАЗАНИЯ УСЛУГИ

ОБРАТНАЯ СТОРОНА: ВОЗМОЖНЫЕ РИСКИ АУТСОРСИНГА

Собственно минусов у услуги по аутсорсингу заработной платы нет. В противном случае она бы не была такой популярной во всем мире. Риск существует только один - при выборе правильного провайдера. Выбирая аутсорсера, стоит сравнивать не только стоимость услуг, но и обратить внимание на ряд других факторов. В частности:

  • опыт работы на рынке;
  • размер компании;
  • наличие сертификации гарантированного уровня сервиса;
  • наличие в договоре о предоставлении услуг пунктов о гарантии и компенсации убытков;
  • застрахована ли профессиональная деятельность провайдера, а также является ли аутсорсинг для него основным бизнесом.

Также необходимо поинтересоваться рекомендациями имеющихся клиентов аутсорсера и обратить внимание на профессиональную подготовку его сотрудников (образование, опыт работы, владение иностранными языками). Все это заслуживает особого внимания при выборе потенциального партнера.

ЭФФЕКТИВНЫЙ АУТСОРСИНГ: NOTA BENE ДЛЯ КЛИЕНТОВ

Эффективность и успешность применения аутсорсинговых решений зависит от степени вовлечения в процесс всех его участников - как сотрудников фирмы-клиента, так и представителей провайдера. Ответственность, своевременное и качественное выполнение своей работы аутсорсеров также напрямую зависит от качества и оперативности предоставления всей исходной информации компанией-клиентом. Соответственно, каждый из участников этой схемы должен строго соблюдать разработанную процедуру взаимодействия. Это имеет особое значение на этапе реализации проекта.

Также не стоит забывать, что аутсорсинг - не схема «отдал и забыл». Полностью избежать контроля за выполнением функции по расчету заработной платы невозможно - оценка результатов расчета все равно остается в зоне компетенции заказчика. Только в случае партнерских взаимоотношений клиент сможет получить максимальный результат от использования услуги аутсорсинга.

Источник:
http://ua.intercomp.com.ua/publication и Журнал "Праця і Закон", №4 (124) 2010.