Аутсорсинг HR-функций или взаимовыгодное сотрудничество

Стремясь сокращать издержки и сосредоточиться на создании стоимости, современные компании все активнее привлекают сторонние организации для выполнения многих работ, которыми раньше занимались самостоятельно. В число наиболее часто передаваемых провайдерам HR-функций входят расчет заработной платы, ведение кадровой документации, подбор персонала, оценка персонала, обучение и ряд других. От численности персонала и расходов на его содержание во многом зависит экономическая эффективность компании. Поэтому многие стремятся оптимизировать штат и бизнес-процессы путем применения лучших практик аутсорсинга, особенно если компания работает в условиях жесткой конкуренции. 


Марина Макаренко, Интеркомп
Марина Макаренко, Генеральный директор Intercomp Украина
Переходя на аутсорсинг, как правило, руководствуются следующими соображениями: 

1) экономия (сама по себе стоимость услуги не обязательно окажется дешевле, однако надо учитывать экономию на рабочих местах, повышение качества и надежности, что в конечном счете приводит к снижению издержек); 

2) желание заказчика использовать лучшие знания и навыки, которыми обладает профессиональный поставщик (например, банку проще заказать разработку мобильного приложения сторонней организации, а не пытаться создать его силами собственных программистов); 

3) нехватка ресурсов у заказчика (у компании-клиента, например, может не быть дорогостоящих специалистов по неразрушающему контролю; держать их в штате – дорого, подбирать – сложно, выращивать – долго); 

4) желание снизить риски. 

Собственные ресурсы или аутсорсинг? 

1.gif
Использование аутсорсинговых моделей реализации внутренних функций стало обычной практикой для многих зарубежных организаций. В последние несколько лет компании, работающие на рынке Украины, также смогли в полной мере оценить такие преимущества аутсорсинга, как повышение уровня выполнения непрофильных бизнес-процессов, отсутствие капитальных затрат на организацию внутренней службы, доступ к методологической базе провайдера, возможность сокращения финансовых затрат, а также административных издержек. 

Аутсорсинг позволяет руководству компании не отвлекаться на управление обслуживающими функциями и уделять больше внимания основному бизнесу компании, решить проблемы с привлечением, обучением и удержанием квалифицированного персонала, а также с обеспечением непрерывности бизнес-процессов, связанных с заменой персонала на время отпуска, болезни, обучения. Все необходимые операции и мероприятия выполняются аутсорсинг-провайдером, что позволяет существенно повысить уровень реализации процессов за счет наличия у провайдера отработанной методологии, необходимого профессионального инструментария и высококвалифицированного персонала. 

Провайдеру чаще всего передаются такие функции, как автоматизация HR-процессов и IT-поддержка HR-систем, расчет заработной платы, кадровое администрирование, рекрутмент, подбор и оценка персонала. Широко используется заемный труд сотрудников разной квалификации: от антикризисных ТОП менеджеров до секретарей на ресепшн, а также наем целых проектных (нередко виртуальных) команд по всему миру, персонал выводится в штат аутсорсинговых компаний и многое другое. 

Сегодня одной из самых популярных тенденций в рамках направления кадрового аутсорсинга, являются предложения различных комплексных моделей, например, комплексная модель (Employee Life Cycle). Модель обеспечивает весь жизненный цикл сотрудника в компании – от подбора кандидата на вакансию до расторжения трудового договора, включая процессы расчета заработной платы и кадрового администрирования, аутсорсинговая компания выступает в качестве комплексного HR-провайдера. 

На начальном этапе для компании-клиента определяются составляющие жизненного цикла сотрудника, от интеграции для нового работника до выходного интервью, затем анализируются ключевые элементы цикла (подбор, прием на работу, адаптация, развитие и т.д.), при необходимости разрабатываются предложения по повышению эффективности. 

Модель ELC позволяет повысить эффективность каждого этапа работы сотрудника в компании и снижает нагрузку менеджмента по управлению рабочим циклом. Это достигается за счет поэтапно выстроенных процессов, а также поддержки при прохождении сотрудником каждого из этапов карьеры. 

Комплексная модель Employee life cycle 


2.png

Наиболее перспективно обеспечение процессов расчета заработной платы и кадрового администрирования на базе различных SaaS-решений (Software as a Service, программное обеспечение как услуга – прим.), предлагаемых провайдерами. Модель SaaS активно используется аутсорсинговыми компаниями для более оперативной и удобной работы с клиентами. Это ответ на возрастающие запросы со стороны клиентов, заинтересованных в упрощении ведения кадрового учета и снижении затрат. 

Теперь, передавая функцию расчета заработной платы на аутсорсинг, сотрудники компании могут удаленно работать с системой кадрового учета в режиме реального времени: распечатывать необходимые документы, формировать различные отчеты по кадровому учету и заработной плате, а также вводить исходные данные, которые автоматически используются для расчета заработной платы. 

Преимуществом SaaS-модели является отсутствие необходимости у компании-клиента в приобретении, внедрении и поддержке программного обеспечения. При этом работать в системе могут сотрудники клиента, не имеющие специальной квалификации. Все это позволяет существенно снизить затраты на выполнение операционных HR-функций. 

Например, при выходе на новый рынок и открытии офиса компания может передать кадровую функцию на аутсорсинг «с нуля» и в полном объеме. То есть компания-провайдер может брать на себя выполнение всех HR-процессов для компании, начиная с подготовки трудовых договоров, разработки кадровых политик, подбора персонала и заканчивая оформлением приказов, подготовкой других кадровых документов и расчетом заработной платы. 

Когда средние и крупные предприятия передают какую-либо HR-функцию на аутсорсинг, например, расчет заработной платы или кадровое делопроизводство, это требует серьезной подготовительной работы. Провайдеру понадобится как минимум месяц для того, чтобы проанализировать внутренние процедуры компании, произвести трансформацию функции для передачи ее на аутсорсинг, настроить программное обеспечение, организовать миграцию данных и произвести тестовый расчет (в случае аутсорсинга расчета заработной платы). 

При передаче на аутсорсинг таких функций, как обучение и подбор персонала, особой подготовки со стороны компании не требуется. 

Максимально детализированные, документированные договоренности в рамках взаимодействия с провайдером принципиально важны. При их наличии и грамотном выборе провайдера передача на аутсорсинг HR-процессов не несет в себе рисков. 

Факторы успешного сотрудничества 


Минимизировать риски при передаче бизнес-процессов на аутсорсинг можно путем соблюдения нескольких несложных условий. 

- Вовлеченность заказчика 

Заказчик не просто имеет право, а должен принимать непосредственное участие в формировании команды проекта, передаваемого на аутсорсинг. От этого во многом зависит эффективность достижения целей проекта. Логично, если ответственным за координацию всех действий станет штатный менеджер компании-заказчика. 

Наличие в штате компании уполномоченного лица, ответственного за контроль над специалистами аутсорсинга, – один из важных факторов успеха. Данное лицо должно не только уметь выполнять административные и контрольные функции, но и иметь четкое представление о тех бизнес-процессах, которые предаются в руки специалистов аутсорсинга. 

- Ясность договорных отношений 

Основным документом, регулирующим отношения заказчика и исполнителя аутсорсинговой деятельности, является договор, в котором четко прописываются все параметры аутсорсинга. 

Четкость договорных отношений между заказчиком и аутсорсинг-провайдером – один из залогов дальнейшего успешного сотрудничества. Формализация всех требований компании-заказчика, четкость разделения обязанностей и определения ответственности заказчика и провайдера, закрепленные на уровне договора, позволяют исключить какие-либо разногласия между компанией-заказчиком и аутсорсинг-провайдером. 

Распространенной практикой является заключение соглашения об уровне обслуживания (SLA, Service Level Agreement), в котором закрепляются обязательные нормативы по срокам выполнения всех работ, формату передаваемых данных, действующие процедуры, ответственные лица, а также санкции за невыполнение условий соглашения. 

- Постановка задач и обмен информацией 

На начальном этапе сотрудничества главное – это правильная постановка задач. Чем больше аутсорсинговая компания будет знать о компании-заказчике, ее целях и проблемах, тем более эффективное решение будет предложено. Размытая постановка задачи – верный путь к взаимному неудовлетворению. В дальнейшем в процессе сотрудничества залогом успешной работы является регулярный обмен информацией и совместное обсуждение возникающих проблем. 

- Контроль 

Этап контроля является одним из важнейших при работе с любыми внешними поставщиками. Помните, что, передав на аутсорсинг часть бизнес-процессов, Вы ни в коем случае не должны снимать с себя ответственность за конечный результат. Только в случае действительно грамотного контроля исполнения договора можно добиться эффективности. Так, компания-исполнитель обязана регулярно подавать отчеты о ходе выполненных работ. Возможны и другие механизмы контроля, которые Вы можете разработать совместно с компанией-аутсорсером и отразить в договоре. 

- Неразглашение информации 

При использовании аутсорсинга часто возникает проблема обеспечения безопасности бизнеса. Именно поэтому одним из обязательных условий при заключении аутсорсингового контракта является определение конфиденциальности информации, и в случае необходимости подписывается дополнительное соглашение о неразглашении. Чтобы свести этот риск к минимуму, советую Вам четко прописывать эти вопросы в договорах: привлечь к ответственности компанию-аутсорсера значительно легче, чем рядового сотрудника, а степень риска при обоих вариантах практически одинакова. В то же время помните, что исполнитель заинтересован в формировании своей положительной репутации, поэтому, скорее всего, будет надежно хранить вашу коммерческую тайну. 

Часто компании, по роду деятельности имеющие большие объемы конфиденциальной информации и документов с грифом «для служебного пользования», не приемлют аутсорсинг ввиду боязни раскрытия этих данных компаниям-конкурентам. Данные страхи не имеют под собой основания, так как мера ответственности штатного работника как физического лица несравнима с мерой ответственности специалиста аутсорсинга, являющегося представителем юридического лица. Как показывает практика, чаще всего раскрывают конкурентам секреты компании именно штатные работники в силу различных причин, таких как личная обида на действия руководства или финансовый подкуп со стороны конкурентов. Случаев раскрытия конфиденциальной информации компаниями-аутсорсерами на сегодняшний день не зафиксировано. Данный факт в первую очередь объясняется тем, что потеря деловой репутации компании, допустившей такое раскрытие, ведет к ее неминуемой ликвидации. 

Выбор партнера 


Предварительный анализ деятельности компании-аутсорсера – один из основных факторов успешности Вашего аутсорсингового проекта. Первым делом необходимо провести сбор данных о репутации компании на рынке и интервьюирование ее сотрудников, выступающих в качестве специалистов аутсорсинга, на предмет профессиональной подготовки, соответствие личных и деловых качеств. 

Необходимо выделить критерии, по которым будет осуществляться выбор компании-аутсорсера. В каждом конкретном случае перечень будет свой, но ряд общих критериев выделить можно, например: 

  • Стоимость выполнения функции аутсорсером; 
  • Достаточная специализация и опыт для реализации Вашего проекта компанией-аутсорсером; 
  • Успешность предыдущих аутсорсинговых проектов компании; 
  • Наличие достаточного числа специалистов для принятия функции на аутсорсинг; 
  • Открытость компании для коммуникации с заказчиками. 

Процесс выбора аутсорсинг провайдера имеет ключевое значение для успешной реализации аутсорсингового проекта и получения компанией-заказчиком максимальной выгоды. Именно поэтому заказчикам необходимо крайне ответственно подходить к процессу отбора потенциальных аутсорсинг партнеров.

Несмотря на стремление к стандартизации всех процедур взаимодействия, отношения между клиентом и аутсорсером никогда не превратятся в формальные. Эффективный аутсорсинг основан исключительно на партнерском сотрудничестве, взаимных уступках и понимании нужд конкретного потребителя услуг. Все большее количество провайдеров принимают данную модель работы.

Источник: Журнал "Генеральный директор", №5-6 (май-июнь) 2014