Аутстаффинг для коммерческой службы

От численности персонала и расходов на его содержание во многом зависит экономическая эффективность компании. Поэтому многие стремятся оптимизировать штат и кадровое делопроизводство путем аутстаффинга, особенно, если компания работает в условиях жесткой конкуренции. Попробуем разобраться, выгоден ли такой нестандартный вид занятости для сотрудников коммерческой службы.

Марина Макаренко, Интеркомп
Марина Макаренко, Генеральный директор Intercomp Украина

Под аутстаффингом (outstaffing) в Украине часто понимают все виды аренды персонала, когда компания использует труд работников, числящихся в штате другой фирмы. В широком смысле, аутстаффинг бывает двух видов: в одном случае речь идет о штатных сотрудниках компании, во втором — о привлекаемых со стороны. Потребитель услуги аутстаффинга называется компанией-заказчиком, поставщик — компанией-исполнителем (аутстаффинговой компанией, провайдером). Исполнителем может быть, например, кадровое агентство.

В первом случае сотрудника выводят за штат компании-заказчика и оформляют в штат компании-исполнителя. Работник остается на прежнем месте, но права и обязанности работодателя после заключения договора переходят к провайдеру. Это и есть, собственно, аутстаффинг. Его используют, если заказчик заинтересован в сохранении сложившегося коллектива, но хочет сократить штат.

Во втором случае провайдер предоставляет заказчику сотрудников, которые числятся в его штате, но работать будут на компанию-заказчика. Такой вид заемного труда называется лизингом персонала (staff leasing).

Главное различие между аутстаффингом и лизингом в том, какой именно сотрудник передается организации-заказчику — ранее работавший или новый. Предлагаю для лучшего понимания воспользоваться расширенным толкованием термина «аутстаффинг», когда под ним понимается не только выведение персонала за штат, но и предоставление провайдером временного персонала на короткий срок (временные проекты), а также на более длительное время, например на несколько лет.

За штат чаще всего выводят представителей линейного персонала: менеджеров по продажам, мерчендайзеров, бухгалтеров, работников, которые выполняют сезонную, разовую или проектную работу.

Наиболее распространенная форма оплаты услуг аутстаффинга — ежемесячно, исходя из затрат, фактически понесенных специализированной компанией. И если речь идет о специалистах отдела маркетинга или продаж, у коммерческого директора неизбежно возникает вопрос, оправдан ли аутстаффинг экономически? Часто аутстаффинг путают с аутсорсингом— передачей каких‑либо функций компании (обычно непрофильных, неключевых) сторонним исполнителям на длительный период.

Наша практика показывает: каждая компания отвечает на этот вопрос исходя из особенностей своего бизнеса, структуры и численности штата, территории деятельности, бюджета и прочих условий. В одном случае, аутстаффинг позволяет высвободить время, которого ранее недоставало для выполнения производственных задач, в другом — компенсирует нехватку или отсутствие собственных кадров. В третьем случае - заплатить специализированной фирме за решение юридических и кадровых вопросов оказывается экономически выгоднее, чем решать эти проблемы своими силами, а в четвертом - решающим обстоятельством будет сохранение определенной среднесписочной численности работников. Примеры ситуаций, когда коммерческий директор может задуматься об аутстаффинге, приведены на рисунке 1.

pub_ua_17.07.14_1.png

Потребность в заемном персонале может появиться у компании практически любого масштаба и в любом секторе экономики. Среди наших клиентов — торговые и IT-компании, фармацевты, банки, представители сельскохозяйственного и FMCG секторов. Согласно исследованию (данные агентства «Контакт»), причины, по которым руководители решают воспользоваться аутстаффингом, различны (рисунок 2).

pub_ua_17.07.14_2.png

Его привлекательность для своей коммерческой службы Вы можете оценить помощью SWOT-анализа (таблица).

pub_ua_17.07.14_3.png

Практический пример. Этапы сотрудничества.

Предположим, что компании требуется региональный менеджер по продажам (временный проект). Сотрудничество с провайдером начинается с заключения договора с клиентом. Если менеджера подбирает штатное HR-подразделение компании-заказчика или кадровое агентство, заказчик направляет в аутстаффинговую компанию заявку с просьбой оформить в ее штат конкретного специалиста — менеджера по продажам. Если же такого сотрудника нанимает аутстаффинговая компания (услуга «подбор + аутстаффинг»), в заявке заказчик просит подобрать менеджера определенной квалификации и оформить его в штат провайдера. В дальнейшем трудоустройство заемного сотрудника будет осуществляться по единой схеме.

Провайдер заключает с заказчиком договор о предоставлении персонала.

На основании такого договора, аутстаффинговая компания принимает на себя обязательства по кадровому учету менеджера, зачисляемого в ее штат, выплате ему зарплаты, перечислению налогов и страховых взносов, сдаче отчетности, оплате больничных листов и командировочных, предоставлению соцпакета.

Заметьте, что провайдер выплачивает менеджеру зарплату и выплачивает налоги не из собственных средств. Деньги на эти цели ему перечисляет фирма-заказчик. Поэтому в договоре стоимость услуги по предоставлению персонала (размер ежемесячного платежа) должна состоять из суммы заработной платы менеджера, налогов (взносов) с нее, возможных бонусов и стоимости, собственно, услуги аутстаффинга.

Если компания арендует менеджера по продажам, который будет работать в другом регионе, в договор аутстаффинга нужно внести условие о компенсационном пакете: указать размер возмещения расходов на связь, транспорт, жилье и другие траты, связанные с работой. Все эти затраты также несет заказчик.

Налоговым агентом по отношению к менеджеру выступает провайдер. Именно он выдает справки о сумме заработка или справки с места работы. Если зачисляемый в штат менеджер является иностранным гражданином, аутстаффинговая компания оформляет ему разрешение на работу, миграционные документы. Привлекать заемных работников к материальной и дисциплинарной ответственности может только провайдер. Заказчик лишь фиксирует нарушения документально и сообщает о них аутстаффинговой компании.

Оборудовать рабочее место для сотрудника обязана компания-заказчик. Она же обеспечивает условия труда, соответствующие санитарным, пожарными прочим нормам, и следит за соблюдением требований охраны труда.

Провайдер заключает с менеджером срочный трудовой договор. Однако его срок и условия (график работы, социальный или компенсационный пакет работника и прочие условия сотрудничества) определяет заказчик. Датой прекращения такого договора будет являться конкретное событие — завершение временного проекта.

В компании-провайдере позаботятся о работниках, нанятых посредством аутстаффинга, так как это их прямая обязанность. Материнская компания может, таким образом, не волноваться за комфортные условия труда работников и полную юридическую поддержку со стороны провайдера.

Среди преимуществ аутстаффинга: снижение издержек по кадровому администрированию (этими проблемами занимается компания-провайдер, равно как и расчётами, перечислением налогов, документацией), отсутствие проблем с набором персонала и поиском подходящих сотрудников, снижение расходов на привлечение и удержание персонала, управление расходами и возможность привлечения персонала для сезонных работ без оформления в штат.

Также компания-заказчик с помощью аутстаффинга может решить ряд проблем, таких как: «кадровый голод», набор персонала на трудно заполняемые вакансии и младший операционный персонал. Отмечу также: гибкость в управлении человеческими ресурсами, оптимизацию штатного расписания, повышение комплектности сотрудников и закрытие проблемы высокой текучести кадров.

Часто, говоря о недостатках аутстаффинга, отмечают недостаточную лояльность персонала, лимитированные возможности по влиянию на процессы, связанные с работой с персоналом: мотивация, развитие, кадровый резерв и т.д. Работодателей часто беспокоит, что уровень контроля и управления такими сотрудниками ниже, чем сотрудниками в штате. А ещё – частая смена персонала и необходимость в быстрой адаптации и обучении. Скорее не соглашусь с данным утверждением, т.к. многое зависит от компании-заказчика и от правильного выбора компании-провайдера.

Выбирать компанию-провайдера советую из числа тех компаний, которые уже успели завоевать лидирующие позиции на рынке, т.к. они являются наиболее профессиональными и надежными.

Источник: Журнал "Генеральный директор", №7 (июль) 2014