Проведение внутреннего аудита кадрового делопроизводства в компании.

В общем, кадровый аудит представляет собой комплекс мероприятий, включающих полную оценку состояния кадрового делопроизводства, экспертизы локальных нормативных актов компании для выявления отклонений от законодательства Украины, соответствие кадровых документов нормам действующего законодательства Украины, правомерность существующих документов.

Anastasiya_Plutalova.jpg
Копил Ольга, Менеджер з персоналу Intercomp Україна

Целью проведения внутреннего аудита кадрового делопроизводства в компании является оптимизация кадрового делопроизводства, определение степени соответствия кадровых документов требованиям действующего законодательства, определение полноты документального обеспечения, уменьшения рисков в случае нарушения трудового законодательства и рекомендации по исправлению имеющихся нарушений.

Для удобства анализ проведенного аудита кадрового делопроизводства можно формировать в виде отчета, в котором указывать информацию о выявленных нарушениях, необходимые меры по восстановлению и возможные риски согласно выявленным нарушениям.

Следовательно, при проведении аудита кадрового делопроизводства можем выделить основные документы предприятия, которым необходимо уделить особое внимание:

- уставные документы, коллективный договор: проверяется наличие условий, которые не ухудшают положение работников по сравнению с законодательством Украины о труде; 
- правила внутреннего трудового распорядка: проверяется наличие утвержденных правил внутреннего трудового распорядка, в которых обязательно должна содержаться следующая информация: 
- права и обязанности работодателя и работника, порядок приема, перевода и увольнения работников, режим рабочего времени и отдыха предприятия, ответственность за нарушение трудовой дисциплины и т.п.;

- штатное расписание: проверяется наличие утвержденного штатного расписания, наличие приказов о внесении изменений в штатное расписание, соответствие должностей в штатном расписании наименованию профессий и должностей, указанных в Национальном классификаторе Украины ДК 003:2010 «Классификатор профессий», со ссылкой на код профессии согласно классификатора);

- личные дела работников: проверяется наличие личных дел всех работников, а также указывается, какие документы отсутствуют в личных делах;

- личные карточки работников, типовая форма П-2: проверяется наличие личных карточек, а также своевременность заполнения и ознакомления с работниками;

- трудовые книжки работников: проверяется наличие всех трудовых книжек работников, оформление трудовых книжек должно осуществляться в соответствии с Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек работников;

- книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним: проверяется наличие и корректность оформления: журнал должен быть пронумерован, прошнурован, скреплен подписью руководителя и печатью;

- должностные инструкции: проверяется наличие утвержденных должностных инструкций, с которыми работники ознакомлены под роспись;

- приказы по личному составу: проверяется наличие приказов о назначении, переводе, увольнении работников, наличие ознакомлений с работниками, соответствие должностей с указанными в трудовых книжках и заявлениях о приеме на работу;

- приказы о предоставлении отпусков: проверяется продолжительность ежегодного отпуска - не менее 24 календарных дней в году, распределение ежегодного отпуска на части - основная непрерывная часть не может быть меньше 14 календарных дней, продолжительность ежегодного отпуска без сохранения заработной платы по соглашению сторон - не более 15 календарных дней в году;

- приказы о командировке;

- приказы по основной деятельности;

- журналы регистрации приказов;

- график отпусков;

- табель учета использования рабочего времени: проверяется наличие утвержденного табеля учета рабочего времени, соблюдение нормам продолжительности рабочего времени на предприятии; 
- листки нетрудоспособности (проверяются на предмет заполнения, подписей должностных лиц, наличие протоколов заседания комиссии по социальному страхованию);

- положение о порядке обработки персональных данных в базах персональных данных, согласия работников на обработку персональных данных, уведомления работников об обработке их персональных данных предприятием;

- положение «О службе охраны труда»;

- положение «Об оплате труда, премировании»;

- гражданско-правовые договоры и акты приема-передачи работ: необходимо проанализировать содержание документов на предмет отсутствия в них признаков трудового договора;

- соответствие нормативам рабочих мест, предназначенных для трудоустройства инвалидов, наличие справок, выданных МСЭК об установлении инвалидности на всех трудоустроенных инвалидов; 
Очень важным результатом проведения аудита кадрового делопроизводства является предупреждение штрафных санкций за несоответствие кадровой документации требованиям трудового законодательства Украины при проведении государственных проверок. 

Источник: http://ua.intercomp.com.ua/publication и «Праця і Закон» №1 (169), 2014