Интерактивный аутсорсинг: использование SaaS модели для повышения эффективности собственного бизнеса.

Июнь 2013. Журнал Генеральный Директор, Киев, Украина.

В последние несколько лет мировые тенденции по передаче на аутсорсинг непрофильных функций по бухгалтерскому учету, расчету заработной платы и кадровому делопроизводству превратились из иностранной новинки в эффективный бизнес-инструмент для компаний на рынке Украины. И несмотря на то, что на сегодняшний момент все-таки наиболее востребованными данные услуги остаются среди представительств и филиалов международных компаний, с каждым годом количество заказчиков данной модели возрастает, и сложная экономическая ситуация в стране не только не остановила эту тенденцию, но и в каком-то смысле дала новый толчок в развитии. Если раньше финансовые менеджеры и HR-менеджеры спрашивали, что такое аутсорсинг и какие преимущества дает, то сегодня их интересуют более глубокие вопросы – о том, как сделать аутсорсинг по-настоящему эффективным. В свою очередь, повышенный интерес к аутсорсинговым услугам способствует повышению конкуренции на рынке, и, как следствие, – к тому, что провайдеры постоянно расширяют свою техническую и методологическую базу, дабы суметь предложить клиенту новые, более выгодные модели организации аутсорсинга. Одним из таких инновационных решений, призванным повысить эффективность взаимодействия провайдера услуги с заказчиком, является SaaS решение.

Марина Макаренко, Интеркомп
Марина Макаренко, Генеральный директор Intercomp Украина

Что же такое SAAS модель и каким образом использование данной модели может помочь в повышении эффективности собственного бизнеса?

SaaS модель – наиболее востребованное и наиболее популярное течение развития ИТ технологий, поддерживающих бизнес во всем мире.

Возможность совместной работы с электронными системами можно реализовать с помощью применения модели аренды приложения, или SaaS.

Модель SaaS (Software-as-a-Service, программное обеспечение (ПО) как сервис) – это отказ от приобретения программного обеспечения в пользу оплаты пользования им как услугой. В отличие от стандартной модели приобретения пользователем программных продуктов, SaaS модель предусматривает аренду ПО, с вытекающим отсюда перераспределением ответственности между поставщиком и потребителем. Упрощенно говоря, при покупке ПО деловые отношения покупателя с продавцом заканчивались после момента покупки, далее вся ответственность за настройки, доработки при внедрении и эксплуатации, обновления лежала на пользователе, в то время как SaaS модель предусматривает установку ПО на площадке поставщика услуги и, соответственно, поддержку продукта.

Фундаментальной основой появления SaaS было то, что развитие коммуникационных технологий, позволили разнести географически ИТ-ресурсы и их потребителей, а Интернет (как публичная независимая глобальная сеть) вынес эти возможности за корпоративные рамки.

Итак, исходя из вышеизложенного мы можем дать максимально полное определение SaaS — это бизнес-модель продажи и использования программного обеспечения, при которой поставщик разрабатывает веб-приложение и самостоятельно управляет им, предоставляя заказчику доступ к ПО через Интернет.

При этом наибольшую эффективность от использования SaaS решений можно получить, используя так называемые гибридные модели – объединение передачи на аутсорсинг части непрофильных бизнес процессов компании, таких как расчет заработной платы либо отдельные участки бухгалтерского учета, и удаленного совместного доступа к технической базе провайдера таких услуг.

Преимущества перехода к данной модели аутсорсинга

Каким же образом возможно применение SaaS модели в аутсорсинге финансовых и кадровых процессов?

Если компания уже выбрала использование аутсорсинга бизнес-процессов, например аутсорсинг бухгалтерских или кадровых функций, для обеспечения эффективности основной деятельности, и не взирая на причины, которыми компания руководствовались при принятии данного решения, эффективность от аутсорсинга можно повысить путем использования SaaS модели.

При стандартной работе клиента и подрядчика производится обмен данными, отчетами, базами данных. Это накладывает на заказчика обязательства иметь некоторую ИТ инфраструктуру, способную обеспечить достаточную надежность работы ПО. Это затраты, а если соблюдать все требования, предъявляемые к корпоративным информационным системам, то это вполне ощутимые затраты. С применением модели аренды программного обеспечения, задачей клиента остается лишь поддержание интернет соединения в рабочем состоянии. Иногда для этой задачи достаточно лишь сотового телефона, подключенного к компьютеру. Другими словами, у компании-клиента в случае использования интерактивного аутсорсинга отпадает необходимость в поддержке какого-либо специализированного программного обеспечения и поддержке безопасности, что существенно снизит затраты компании. Другое преимущество заключается в скорости совместной работы.

Сотрудники клиента могут удаленно работать с системой кадрового учета или бухгалтерского учета в режиме реального времени - распечатывать необходимые документы, формировать различные отчеты, а также вводить исходные данные, которые автоматически используются для расчета заработной платы. При этом процессы могут выполняться сотрудниками клиента, не имеющими специальной квалификации.

Так же повышается «контролируемость» операций, общая эффективность аутсорсинга при такой модели взаимодействия повышается, а это уже выгоды из разряда немонетизируемых.

Аутсорсинг на базе SaaS как альтернатива внедрению дорогостоящих ERP систем

Аутсорсинг документооборота позволяет равномерно распределять бюджетные средства компании: услуга по предоставлению доступа к программному обеспечению провайдера поддерживается относительно небольшими регулярными платежами. Для внедрения ERP-системы западного образца требуются большие затраты, поскольку этот процесс сопряжен не только с затратами на приобретение программного обеспечения, но и трудно прогнозируемыми издержками на дальнейшее поддержание его жизнеспособности (сопровождение, модификацию, всевозможные обновления). Вопрос регулярный обновлений особо остро стоит в Украине ввиду постоянных нововведений в законодательстве, требующих изменений как алгоритмов расчетов, так и обновлений форм государственной отчетности. Зачастую такие компании принимают решение оставить формирование государственной отчетности либо нормативных кадровых документов за пределами ERP систем, используя для этого стандартные офисные приложения (MS Word, Excel). Само собой разумеется, такой подход к организации процессов эффективным назвать сложно. Каким же образом можно удовлетворить общекорпоративные требования бизнеса, одновременно не забывая о локальных спецификах делопроизводства? В данном случае на помощь компании могут прийти различные модели аутсорсинга – от передачи отдельных участков и целых процессов в зону ответственности провайдера до использования инновационных гибридных моделей, о которых мы упоминали ранее. Как правило, такие решения могут предложить только те игроки на рынке, у которых накопились достаточная методологическая база и технический опыт внедрения крупных проектов с использованием единой информационной платформы с гибким функционалом.В отличие от классического аутсорсинга, в рамках которого процессы полностью передаются в зону ответственности провайдера услуг, концепция SaaS предполагает интерактивное взаимодействие с провайдером в режиме реального времени и передачу только части процессов. Все остальные задачи заказчик выполняет самостоятельно, пользуясь удаленным доступом через удаленное подключение.

Практический кейс использования SAAS модели

Компания N, проработав на рынке Украины более 14 лет в сфере фармацевтики, пришла к идее аутсорсинга функции по расчету заработной платы сравнительно недавно. Основными целями перехода на аутсорсинг было повышение эффективности процесса, оптимизация кадрового документооборота и соответствие новым требованиям бизнеса. Ранее расчет заработной платы производился в полуручном режиме в рамках внутренних систем. Ситуация кардинально изменилась в 2010 году, когда процесс бухгалтерского учета было принято перевести на SAP. В то же время, требования по внедрению SAP носили глобальный характер и не были привязаны к специфике украинского законодательства.

Основными проблемами, с которыми столкнулась компания при внедрении, были низкий уровень автоматизации и структурированности существующих процессов, что еще более усложняло внедрение SAP требующего длительного времени и капиталовложений.

Проанализировав все «за» и «против», компания пришла к выводу, что аутсорсинг части финансовых процессов, в частности процесса по расчету заработной платы, позволит решить ряд проблем, связанных с внедрением SAP. В то же время, кадровый учет было принято решение оставить in-house.

Подобные модели процессов являются наиболее благоприятной почвой для внедрения гибридных аутсорсинговых решений. Сейчас аутсорсинг расчета заработной платы и SaaS модель для ведения кадрового делопроизводства на базе единой технологической платформы охватывает расчет заработной платы и кадровый учет для порядка 400 сотрудников компании. Основное отличие от схемы типичного аутсорсинга состоит в том, что кадровый учет компания ведет самостоятельно, работая при этом в ПО провайдера. При такой схеме становится возможным непосредственный ввод данных в систему для расчета заработной платы, с последующим формированием необходимых печатных форм для кадрового делопроизводства.

Функционал решения представлен в Таблице

Функциональный блок Пользователи Основные функции
Кадровый учет Руководители отделов;
Сотрудники отдела кадров;
  • Ведение основных кадровых функций – приемы, увольнения, перемещения сотрудников;
  • Регистрация и печать первичных документов по кадровому учету;
  • Согласование документов введенных сотрудниками;
  • Формирование аналитических отчетов;
Сервисы для самообслуживания сотрудников Сотрудники компании Заказчика
  • Регистрация отпусков;
  • Регистрация командировок;
  • Регистрация прочих отсутствий;
  • Просмотр личных данных и расчетных листков;

Архитектура решения:

Кроме того, основной проект нацелен и на интегрирование с ERP-системой SAP, в частности была разработана выгрузка финансовых проводок для целей бухгалтерского и менеджмент учета, разработаны дополнительные формы отчетности по зарплате и персоналу.

Как результаты внедрения можно обозначить следующее:

  • Оптимизация внутренних процессов;
  • Сокращено время, затрачиваемое на подготовку данных для расчета заработной платы;
  • Сокращено время, затрачиваемое на получение отчетов, за счет наличия возможности формирования отчетов в режиме реального времени;
  • Создано единое информационное пространство между офисами заказчика и провайдером;
  • Обеспечена надежная и защищенная передача данных;
  • Удалось повысить прозрачность и прослеживаемость процессов кадрового администрирования и табельного учета за счет возможности отслеживания данных процессов в режиме реального времени;
  • Работа с системами осуществляется через защищенное соединение, а ежедневное резервное копирование базы данных снижает риск потери данных;
  • Возможность работы вне зависимости от местонахождения пользователя;
  • Доступность сервиса 24х7х365;
  • Постоянная техническая поддержка провайдера.

И все же, несмотря на очевидные преимущества, системы, построенные на модели SaaS пока не получили широкого распространения в Украине. Однако, по мнению многих экспертов, динамика этого перспективного сегмента рынка в ближайшее время в значительной степени будет зависеть от степени осведомленности руководителей IT и HR- бизнеса в области средств автоматизации.

В последние годы отмечается рост интереса со стороны, как крупных предприятий, так и среднего бизнеса к автоматизации HR-процессов. Перед ТОП-менеджерами стоит задача по разработке оптимальной HR-стратегии, при которой для международных и территориально распределенных компаний (численность - до 1000 человек), процессы, связанные с управлением персоналом, существенно упростятся и эти процессы возможно будет передать на аутсорсинговое обслуживание специализированным компаниям. Подсчитано, что при использовании HRMS (Human Resources Management Systems) по модели SaaS компании могут экономить до 50% от стоимости традиционной системы управления трудовыми ресурсами. По данным исследования аналитической компании Forrester, использование решений SaaS компаниями с численностью сотрудников более 1000 человек за прошедшие несколько лет выросло на треть. А самыми популярными SaaS-продуктами стали CRM- и HRM-системы.

Подобные инновационные решения на стыке информационных и аутсорсинговых технологий, объединенные логикой SaaS, в условиях углубляющегося кадрового дефицита сулят наилучшие перспективы для компаний, которые планируют сократить издержки и навести порядок в своей сфере управления персоналом.