Мировые тренды аутсорсинга бизнес-процессов.

Украинский бизнес во многом является последователем мировых практик и аутсорсинг не является исключением. В Украине есть своя специфика, которая в каких-то моментах не позволяет повторять путь развития мировых компаний и использовать те же технологии, но в других вполне позволяет поучиться на их опыте и последовать их пути.

Марина Макаренко, Интеркомп
Марина Макаренко,
Генеральный директор
Intercomp Global Services Украина

Что передают на аутсорсинг?

Во всем мире, и Украина не исключение, аутсорсинг получил наибольшее распространение в ИТ сфере. Исторически так сложилось, что у нас аутсорсингом кадровых услуг больше пользуются иностранные компании. Это неудивительно, ведь аутсорсинг так распространен на Западе. В число наиболее часто передаваемых провайдерам HR-функций входят расчет заработной платы, ведение кадровой документации, подбор персонала, оценка персонала, обучение и ряд других.

Отечественным компаниям наиболее привычна передача функции рекрутмента. Услугами кадровых агентств по подбору персонала пользуются как малый и средний бизнес, так и крупные предприятия. Услуги по расчету заработной платы и ведению кадрового делопроизводства, которые очень популярны во всем мире, только начинают пользоваться спросом среди украинских предприятий.

Сейчас можно передать на аутсорсинг большинство процессов, но это не должно становиться самоцелью. Как правило, имеет смысл передавать на аутсорсинг три группы процессов:

1.Процессы, не являющиеся ключевыми, но требующие высокой квалификации и наличия экспертизы. Например – функция главного бухгалтера, налоговое консультирование, подготовка и сдача годовой бухгалтерской и налоговой отчетности.

2. Процессы, состоящие из большого числа повторяющихся задач, рутинные процессы. Примерами данной категории процессов могут служить расчет заработной платы, ведение дебиторской задолженности и счетов к получению, кадровое администрирование.

3 Процессы, требующие специальных знаний, но не относящиеся к ключевым. Например – регистрация юридического лица, получение разрешения на работу, поиск и подбор персонала.

Фриланс или аутсорсинг?

Часто руководитель может решить, что для поддержки кадровых процессов его компании достаточно воспользоваться услугами кадровика-фрилансера.

Если у компании есть необходимость в какой-то разовой услуге, скажем, разработке шаблона трудового договора или должностной инструкции, то, конечно, можно обратиться за помощью к HR-специалисту-фрилансеру, если у него есть хорошие рекомендации и соответствующий опыт работы. Но не забывайте, что в этом случае сама компания несет ответственность, например, перед трудовой инспекцией за корректность составленных документов и их соответствие нормам трудового кодекса. Если же такую услугу оказывает аутсорсинговая компания, согласно договору оказания услуг вся ответственность за правильность разработанных документов лежит на ней.

То, что услуги аутсорсеров могут быть дорогими для небольших компаний – это дискуссионный вопрос. Стоимость во многом зависит от сложности проекта, ценовой политики и уровня конкретного провайдера. Каждая компания может найти себе аутсорсингового партнера, который бы соответствовал ее ожиданиям и возможностям.

Как оценить стоимость?

Часто при сравнении себестоимости реализации той или иной функции внутри компании и коммерческого предложения компании-аутсорсера руководство не принимает во внимание большое количество косвенных затрат, которые несет компания, когда сама реализует функцию. Для корректного сравнения нужно принимать в расчет не только заработную плату своих сотрудников и налоговые отчисления, но и много других статей расходов таких как: предоставление работникам соцпакетов и аренда офисных площадей, оборудование и автоматизацию рабочих мест, IT-поддержку, обучение и повышение квалификации персонала, уплату штрафов при наложении санкций и так далее. При корректном экономическом расчете и правильной организации дальнейшей работы с провайдером экономия от передачи на аутсорсинг непрофильных бизнес-процессов может достичь 30%.

Сокращение затрат является основной причиной перехода на аутсорсинг и главным ожиданием от взаимодействия с аутсорсинг-провайдером. Очевидно, что преимущество провайдера состоит в том, что он может выполнять функцию дешевле, чем сама компания, – за счет методологий, процедур, специализированных технологических решений. Тем не менее, не стоит забывать, что гонка за «дешевизной» аутсорсинговых услуг может негативно сказаться на их качестве.

Аутсорсиноговый проект должен быть выгоден не только заказчику, но и самому провайдеру, обязанностью которого является оказывать услугу качественно и эффективно, но при сохранении своего уровня доходности. При этом провайдер не должен экономить на развитии инфраструктуры, поддержании режима непрерывности бизнес-процессов, привлечении высококвалифицированных кадров.

Все мы понимаем, что предоставление услуг аутсорсинга имеет под собой коммерческую основу. Именно поэтому, если провайдер предлагает Вам услуги по цене ниже рынка, это повод задуматься, что за этим стоит. Недостаточно квалифицированный или нелегальный труд? Отсутствие технологических решений? Стоит ли вообще доверяться такой компании?

Конечно, экономия – это серьезный аргумент в пользу аутсорсинга, тем не менее, не стоит забывать, что преимущества от работы с провайдером лежат в гораздо более широкой плоскости:

- сокращение рисков за счет разделения ответственности между провайдером и заказчиком;

- получение необходимой гибкости для поддержки изменения масштабов бизнеса, независимость от собственного штата;

- преимущества удаленного обслуживания, особенно для территориально распределенных компаний с большой филиальной структурой.

Пример

Приведем пример, компания - наш партнер, работает в сфере производства упаковки, имеет завод на юге страны и представительство в Киеве. Всего в компании работают 600 сотрудников, включая 12 сотрудников из киевского офиса. В конце 2011 года передали расчет заработной платы на аутсорсинг. Причина перехода – недовольство внутренним качеством расчета и желание снизить издержки. Ранее за расчет заработной платы в компании отвечали 3 сотрудника – 2 бухгалтера-расчетчика и главный бухгалтер. Экономия от использования аутсорсинга примерно за год составила 20%. Также стоит отметить, что теперь за корректность расчета отвечает компания-аутсорсер, что очень важно в связи с постоянно меняющимся законодательством. Снижение финансовых и административных рисков компании стало существенным преимуществом аутсорсинг решения.

Таблица

Сравнительный анализ расходов компании на расчёт заработной платы в компании – своими силами и на аутсорсинге.

Стоимость

Расчет заработной платы ресурсами компании

Расчет заработной платы на аутсорсинге

Стоимость услуги по договору

нет

да

Заработная плата бухгалтера

да

нет

Налоговые отчисления с ФОТ сотрудника

да

нет

Затраты на льготы, предоставляемые сотруднику (страхование жизни, спорт, пр.)

да

нет

Специализированное программное обеспечение, поддержка системы, правовые базы

да

нет

Организация рабочего места сотрудника (офисная и компьютерная техника, канц.товары, эксплуатационные расходы, пр.)

да

нет

Оплата штрафных санкций по результатам проверок контролирующих органов

да

нет

Затраты на подбор нового сотрудника

да

нет

Затраты на обучение и развитие сотрудника

да

нет

 

Во всем мире аутсорсинг бизнес процессов в финансовой сфере активно развивается. Кризис несколько замедлил этот процесс, но ни в коем случае не остановил. Сейчас глобальные корпорации восстановились от последствий кризиса и, несмотря на то, что все ожидают новой кризисной волны, все более активно заключают крупные аутсорсинговые сделки в финансовой сфере.

Большинство крупных международных сделок по финансовому аутсорсингу были заключены в 2000-2010х годах (клиенты Procter and Gamble, Levi Strauss, Cemex, Microsoft, Norway Post, Barclays, основные поставщики IBM, HCL, Xerox, Capgemini, Cognizant, Accenture, Genpact, TCS) с общим объемом сделок на 2011й год в 32 миллиарда долларов в годовом исчислении. Во всех этих сделках основной целью было достижение именно финансовой эффективности, сокращение расходов на поддержание финансового департамента. При этом различные рутинные процессы (обработка авансовых отчетов, работа с дебиторами и кредиторами и прочее) отдавались на аутсорсинг в регионы, где стоимость труда была значительно ниже – на то время Индия, Филиппины. Было ли это решение эффективным? Да, чаще всего было, за счет значительной автоматизации и низких заработных плат. Но не за счет экспертизы или оптимизации бизнес- процессов, не за счет показателей бизнеса в целом. 10 человек в Лондоне и Брюсселе с высокими зарплатами сокращались, 8 человек в Маниле с зарплатами в 5-8 раз ниже принимались на работу, даже с учетом менеджмента и вознаграждения провайдеру, расходы на финансовый департамент уменьшились в несколько раз.

Сейчас, поработав по старой схеме, все те же поставщики аутсорсинговых услуг и их покупатели приходят к другому выводу. Их интересует не рутинная обработка первичных документов третьей стороной, они ищут партнера. Партнера-аутсорсера, который смог бы и захотел бы понять их бизнес и добавил их бизнесу ценности не за счет экономии, а за счет повышения эффективности, за счет улучшения процессов. Клиенты ищут партнера, который бы сделал трансформацию финансовой функции внутри компании, помог изменить внутренние процессы и вел сам процесс управления изменениями при передаче части задач на аутсорсинг. Как говорит Патрик ван Хугарден, Директор по финансовой трансформации компании Кока-Кола, «внедрение процесса управления изменениями и коммуникации со всеми вовлеченными сотрудниками очень важно для проекта. На разных стадиях процесса необходимо обеспечить вовлечение и согласие разных сотрудников, это критично для успеха. Необходимо запастись терпением и уметь правильно планировать». Причем решения о том, какие функции стоит передавать на аутсорсинг, а какие можно оставить внутри, должно приниматься не клиентом самостоятельно, а с помощью экспертного мнения провайдера. Клиенты больше не ищут выгоды и сокращения расходов финансового департамента. Они ищут партнера, который бы смог понять их бизнес и сделать весь бизнес более эффективным за счет трансформации финансовой функции.

Теперь вернемся в Украину. Есть ли в Украине рынок финансового аутсорсинга? Есть. В каких-то направлениях, как, например, расчет заработной платы, налоговый консалтинг он развит сильнее, в других, как аутсорсинг бухгалтерского учета, развит значительно меньше. Если говорить о бухгалтерских функциях – чаще всего используется модель импланта. Провайдер предоставляет человека, который проводит в офисе заказчика все или часть времени, выполняя определенные задачи. У такой модели есть множество недостатков. У провайдера мало возможностей контролировать этого сотрудника, он не имеет доступа к экспертной базе знаний провайдера, он мало чем отличается от специалиста, которого клиент может сам нанять на рынке. По сути, здесь клиент покупает замену сотрудника в случае увольнения или болезни, но не более, при этом платит полную зарплату плюс вознаграждение провайдера.

Экономия на аутсорсинге за счет передачи функции в регион с более низкими зарплатами пока что не развита в Украине. Передача за пределы Украины практически не возможна, так как учет слишком специфический и сложно выделить рутинные операции, а рынок аутсорсинга внутри Украины еще недостаточно развит по объему для того, чтобы провайдеры строили собственные общие центры обслуживания (ОЦО) в удаленных регионах. Однако, некоторые компании, такие как Нестле, например, самостоятельно построили такие центры и используют их для оказания услуг своим подразделениям в других регионах. Некоторые провайдеры аутсорсинговых услуг также имеют планы по открытию ОЦО в регионах, так что нам стоит ожидать этого в ближайшее время.

Многие компании в Украине отдают на аутсорсинг расчет заработной платы. Причин, по которым они это делают, несколько, но важнее тот факт, что при этом часто этот процесс «вырывается» из остальных финансовых процессов, а также часто не анализируется сам процесс расчета зарплаты. Например, компания может компенсировать сотрудникам расходы на бензин через премии, а не с помощью карточек на бензин. В результате это приводит к повышению средней заработной платы и дополнительным расходам при оплате отпусков и больничных. При передаче на аутсорсинг часто компании не обращают внимание на такие моменты и продолжают работать по старым схемам, тем самым неся ненужные затраты. Расчет заработной платы передается на аутсорсинг, но компания во всех других финансовых направлениях старается работать также как прежде. Не уделяется должное внимание взаимодействию между внутренней бухгалтерией, кадрами и аутсорсинговым провайдерам. Сотрудники не понимают, что происходит, их должностные инструкции не меняются. Этот подход не дает возможности получить максимальную пользу и добиться максимальной эффективности. Например: компания принимает решение отдать расчет заработной платы на аутсорсинг, но обработку авансовых отчетов или работу по ГПХ или с СПД оставляет себе. Это приводит к дублированию ряда функций (выплаты, отчетность).

Аутсорсинг подходит любой компании, то есть не только коммерческим организациям, но и госучреждениям, и некоммерческим предприятиям.

Так, например, в Австралии, Дании и Канаде:

1. Штат Виктория, Австралия:

Кол-во госслужащих 2 000 человек (обслуживаются три департамента: Кабинет премьер-министра, Министерство финансов, Департамент общин штата Виктория)

Аутсорсинг расчета заработной платы и кадрового администрирования с 1996 года

Экономия 30% бюджетных средств

2. Копенгаген, Дания:

Кол-во госслужащих 60 000

Аутсорсинг расчета заработной платы, кадрового администрирования с 2003 года

Экономия 8,5 миллионов долларов за первые пять лет

3. Министерство Труда провинции Британская Колумбия, Канада:

Расчет заработной платы и кадровое администрирование – 30 000 человек.

Если посмотреть на западную практику, то порядка 70% компаний в Евросоюзе и 80% компаний в США пользуются услугами аутсорсинга. У украинских компаний показатели пока значительно ниже.

По мнению экспертов, перспективы аутсорсинга в нашей стране колоссальны, а скромный объем рынка объясняется тем, что он еще находится в стадии формирования, потенциальные пользователи мало информированы о преимуществах этого сервиса.

Проанализировав мировой опыт, можно прийти к выводу, что в Украине ситуация в скором времени изменится в схожем с мировым направлении. Компаниям не выгодна работа с провайдером, который является операционистом, им нужно сотрудничество с партнером, который готов качественно подходить к сотрудничеству и предлагать что-то большее, чем экономия на зарплатах финансового отдела. Поэтому можно предполагать, что процессы по аутсорсингу финансовой функции видоизменятся, будут включать в себя предварительный консалтинг, некий аудит-бизнес процессов, затем трансформацию этих процессов, управление изменениями и внедрение новой схемы работы.




Источник:
Март 2013. Журнал Генеральный Директор, Киев, Украина.